Tak už se to provalilo. Ani nejšpičkovější metody time managementu, které mají nastavování priorit a plnění úkolů podle priorit jako nejlepší techniky pro hospodaření s časem nebyly schopné zajistit, aby nám vůbec nějaký volný čas zůstal. Nepomohly promyšlené nástroje, plánovače, třídiče podle priorit, nic. Stále nestíháme a stále nemáme čas. Kde vznikl problém? Proč ani vykonávání úkolů podle priorit nepřineslo očekávaný výsledek? Protože my lidé jsme jako křečci. Jen těžko se něčeho dokážeme vzdát. A zvláště bezcených úkolů se nechceme vzdát a nejen proto, že bývají snadné a dávají nám falešný pocit, že jejich plněním je tak nějak vidět jakože něco vůbec děláme. Úskalí v time manamentu této generace spočívá v podcenění emoční stránky.
Rory Vaden, autor knihy Procrastinate on Purpose nám však dává naději. Jeho metoda má něco do sebe. Posuďte sami.
Máme standardní seznam s úkoly, které mají nastavenou prioritu podle důležitosti. Zde nic nového pod sluncem. Úkoly v těchto přehledech plníme od těch s nejvyšší prioritou po úkoly s prioritou nejnižší. Nejtěžší bývá nastavit správně prioritu a sice tak, aby plnění úkolů přinášelo očekávaný efekt, například zvýšení obratu, snížení nákladů, zvýšení atraktivity služeb či výrobků, zlepšení klima na pracovišti, atd. (Nezmiňuji zde tak samozřejmou věc, jako rozebírání úkolů na konkrétní dílčí kroky nutné k jejich splnění.)
Nyní však připojíme k seznamu úkolů speciální filtr, jakousi nálevku, kde úkoly čistíme a též je přenecháváme k řešení strojům (automatizace pomocí software) nebo lidem (delegování na pracovníky/firmy). Když úkol proleze nálevkou bez přesměrování, musíme se na konci rozhodnout, zda je tak důležitý, aby musel být vyřešen nyní přímo námi, nebo zda jej vrátit zpátky do zásobníku s úkoly k pozdějšímu vyřešení (případně nemá-li se rovnou hodit do koše). A pokud je zapotřebí úkol nyní vyřešit a lze vyřešit, rovnou se do toho pustíme.
Důležité je správné vyhodnocení důležitosti úkolu. To by mělo umožnit zažívat stavy, kdy nic opravdu těžce důležitého řešit nemusíme a můžeme se místo práce jít třeba věnovat dětem, sportu, či jiné zábavě, abychom netrávili prací úplně celý život. Prokrastinace nemusí být špatná. Může nám pomáhat vrátit životu trochu rovnováhy. Je jen zapotřebí mít ji pod alespoň částečně kontrolou.
A ještě poznámka na závěr pro skalní příznivce knih typu Konec prokrastinace (Petr Ludwig) … vím, že tomu asi neuvěříte, ale úzkostné vyhýbání prokrastinaci vede jenom ke zdravotním problémům. Mám to vyzkoušené, takže tuhle konkrétní knihu (Konec prokrastinace), kterou jsem tolik obdivoval, musím odnést do telefonní budky v OC Nový Smíchov (to je budka, do které se dávají knihy, které už nechcete, aby si je mohl přečíst někdo jiný; knihy se totiž dnes už nepálí ani nevyhazují do sběru). Ne, teď vážně. Je to skvělá kniha, jen se to eliminování prokrastinace (jako všechno v životě) nesmí přehánět.